Formalizar um contrato de trabalho requer uma lista de documentos que devem ser separados com cuidado e atenção. O departamento de RH da empresa é responsável pela solicitação dos documentos e elaborar o contrato para ambas as partes, empregador e empregado, assinarem.
Embora pareça burocrático, tal processo é relevante para que a empresa identifique o funcionário e envie aos órgãos competentes suas respectivas informações, propiciando-o a garantia dos benefícios e direitos trabalhistas.
Desta forma, vale ressaltar que os documentos admissionais são primordiais para garantir as contribuições previdenciárias e todos os direitos trabalhistas regidos por lei como salário-família, Imposto de Renda de Pessoa física e pensão alimentícia.
Principais documentos
Admissão do trabalhador
Após aprovação à vaga, o empregado precisa fazer o exame admissional, para saber se está apto ou não ao trabalho. Isto é uma exigência do Ministério do Trabalho e a empresa deve obedecer, de acordo com a legislação trabalhista, a fim de evitar contratempos futuros.
Veja quais são os documentos essenciais para a formalização do contrato de trabalho:
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que é emitido no exame admissional;
- Carteira de Identidade;
- CPF;
- Título de eleitor;
- Carteira de Trabalho (se for digital, é necessário emitir o arquivo PDF, através do aplicativo, com as informações do trabalhador);
- Inscrição no PIS/Pasep;
- Comprovante de residência;
- Comprovante de escolaridade;
- Certidão de nascimento (se solteiro);
- Certidão de casamento (se casado);
- Declaração de concubinato na CTPS (cônjuge como dependente);
- Certificado de alistamento militar ou reservista;
- Certidão de nascimento (se o trabalhador tiver filhos de até 21 anos);
- Cartão de vacinação dos filhos (menores de 7 anos);
- Declaração de frequência escolar (filhos maiores de 7 anos, a fim de salário-família);
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe (se houver);
- CNH (se necessário);
- Foto 3×4.
Admissão de estagiário
- Carteira de Identidade;
- CPF;
- Histórico escolar;
- Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – documento com informações sobre o estagiário, os serviços que realizará, direitos e deveres das partes;
- Comprovante de residência.
Admissão de jovem aprendiz
- Carteira de Identidade;
- CPF;
- Carteira de Trabalho (se for digital, é necessário emitir o arquivo PDF, através do aplicativo, com as informações do trabalhador);
- Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
- Certificado de conclusão do ensino médio.
As empresas não podem exigir do colaborador documentos como certidão negativa de ações trabalhistas, certidões negativas de dívidas, exame de HIV e exames que comprovem esterilização ou gravidez.
É importante lembrar que os documentos originais devem ser devolvidos ao trabalhador. Segundo a Lei 5.553/68, a empresa não tem direito de manter consigo os documentos por mais de 5 dias.
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