O que é e como funciona a folha de pagamento?

Todas as empresas brasileiras são obrigadas à emissão da folha de pagamento desde o ano de 1999. E, para pessoas que trabalham com gestão ou finanças, ela é um documento comum. Ainda, que todos saibam que ela existe, ou que já tenham pegado sua folha de pagamento em mãos por diversas vezes, nem sempre as pessoas sabem como ela funciona. Ela é muito importante porque é uma prova de que os valores foram repassados da empresa para o empregado, portanto, ela é um comprovante das transações financeiras entre eles. Continue acompanhando este artigo para entender melhor o que é a folha de pagamento.

Entenda o que é este documento

A folha de pagamento é um documento que registra as movimentações dos colaboradores na empresa. Ela também é conhecida por holerite ou contracheque e visa demonstrar os rendimentos e descontos que o funcionário teve durante um mês. Dessa forma, este é um documento importante para a empresa, porque permite a ela que tenha maior controle financeiro do negócio.

Portanto, ainda que ela seja de emissão obrigatória, ela traz benefícios às empresas, possibilitando que elas consigam administrar melhor os seus gastos. Elas também consegue, mediante a folha de pagamento, observar quais áreas da empresa estando sendo viáveis de serem mantidas e quais são.

É preciso, para elaborar este documento, entender a legislação que o rege, bem como dos cálculos que são necessários à sua feitura. Sem saber isso, pode-se deixar passar tanto rendimentos, quanto descontos que não podem ficar de fora, legalmente.

O que deve constar na folha de pagamento

Como já mencionado, a legislação brasileira dispõe a respeito da folha de pagamento, dizendo o que deve constar nela. E essas são informações que, portanto, não podem faltar. É imprescindível que nela conste o nome do segurado (ou empregado), seja ele quem for, ainda que seja autônomo ou empresário, bem como qualquer pessoa física que não possua vínculo trabalhista com a empresa.

Além disso, no documento deve conter o cargo, função ou serviços prestados pelo segurado. Devem estar expostas as parcelas da remuneração, integrantes e não integrantes (por exemplo, as ajudas de custo ou diárias, se for o caso). Quando há seguradas em licença-maternidade, então os nomes delas devem estar ali.

Por fim, todos os descontos legais, assim como a indicação do número de cotas de salário-família, que são atribuídas aos segurados, devem constar na folha de pagamento.

Entenda os descontos em folha

Todo mundo conhece a expressão “desconto em folha” e ela se refere aos descontos feitos na folha de pagamento. Eles se caracterizam por tributos tanto federais como estaduais, além de outras deduções referentes a benefícios do empregado na empresa, bem como a outros dados do trabalhador.

Os descontos podem ser, a título de exemplo, do INSS, para garantir o benefício da aposentadoria ao trabalhador, ou sobre faltas e atrasos que o trabalhador não justificou. Além disso, a empresa pode descontar vale-transporte do trabalhador que optar por receber este benefício.

Por fim, há o Imposto de Renda Retido na Fonte, que é compulsório sobre o rendimento do assalariado. Esses foram apenas alguns exemplos, dos tantos descontos possíveis em folha de pagamento.